Relancer une facture impayée se fait en 3 étapes : un premier rappel courtois entre J+3 et J+7 après l'échéance, une relance plus ferme entre J+15 et J+30, puis une mise en demeure formelle si rien ne bouge après 45 à 60 jours. Chaque étape a son ton, son délai et son objectif. Voici les trois modèles prêts à l'emploi, ce que la loi vous permet déjà, et pourquoi la régularité compte plus que la fermeté.

Le principe : ce n'est pas la fermeté du ton qui abîme la relation client, c'est l'irrégularité. Un client relancé calmement une semaine après l'échéance paie généralement vite, sans y voir d'agressivité. Le même client, relancé trois mois plus tard dans l'urgence, perçoit la relance comme un reproche, alors que le retard est parfois simplement passé inaperçu de son côté.

Pourquoi la régularité compte plus que la fermeté

Une facture non réglée n'est pas toujours un signe de mauvaise volonté : elle peut être tombée entre deux dossiers, attendre une validation interne, ou avoir simplement été oubliée. Une relance rapide et posée la remet en haut de la pile sans donner l'impression d'un conflit. Une relance tardive, elle, arrive souvent teintée d'agacement des deux côtés : le fournisseur qui a attendu, et le client qui se sent mis en cause pour un oubli.

C'est pour cette raison que la routine compte davantage que le ton : relancer systématiquement, à date fixe, sans attendre d'être à court de trésorerie pour s'en préoccuper.

Les 3 étapes d'une relance qui fonctionne

Étape 1 : le premier rappel (J+3 à J+7)

Un simple message, envoyé par email, sur un ton neutre et factuel. L'objectif n'est pas de réclamer mais de vérifier que rien n'a été oublié.

Objet : Petit rappel, facture n°XXX

Bonjour [Prénom],

Je me permets de vous signaler que notre facture n°XXX du [date], d'un montant de [montant] €, arrivait à échéance le [date d'échéance]. Il est possible qu'elle vous ait échappé, je vous la joins à nouveau.

Pourriez-vous me confirmer sa bonne réception, ou m'indiquer une date de règlement prévue ?

Merci d'avance, et n'hésitez pas à revenir vers moi pour toute question.

Cordialement,

Étape 2 : la relance ferme (J+15 à J+30)

Le ton reste courtois mais devient plus direct : on rappelle le retard, on fixe un nouveau délai, et on mentionne les conséquences prévues sans en faire une menace.

Objet : Facture n°XXX toujours en attente de règlement

Bonjour [Prénom],

Malgré notre message du [date], la facture n°XXX d'un montant de [montant] € reste impayée à ce jour, soit [X] jours après son échéance.

Je vous remercie de bien vouloir procéder au règlement sous 8 jours. Passé ce délai, les pénalités de retard prévues à nos conditions générales de vente s'appliqueront automatiquement.

Si un désaccord ou une difficulté explique ce retard, contactez-moi rapidement : nous trouverons une solution ensemble.

Cordialement,

Étape 3 : la mise en demeure (au-delà de 45 à 60 jours)

Dernière étape avant une procédure de recouvrement. Elle doit être envoyée en recommandé avec accusé de réception pour faire foi, et mentionner explicitement les montants dus, les pénalités et le délai accordé.

Objet : Mise en demeure de payer, facture n°XXX
Lettre recommandée avec accusé de réception

Madame, Monsieur,

Malgré nos relances des [date] et [date], la facture n°XXX du [date], d'un montant de [montant] €, demeure impayée à ce jour.

Par la présente, nous vous mettons en demeure de régulariser cette somme, majorée des pénalités de retard au taux de [taux] % et de l'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €, dans un délai de 8 jours à compter de la réception de ce courrier.

À défaut de règlement dans ce délai, nous nous réservons le droit d'engager toute procédure de recouvrement, y compris judiciaire.

Nous restons naturellement disponibles pour tout échange amiable permettant de régulariser cette situation rapidement.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

Ce que la loi vous donne déjà

Entre professionnels, la loi prévoit deux compensations automatiques en cas de retard de paiement, sans qu'il soit nécessaire de les avoir prévues dans un contrat : des pénalités de retard, calculées à un taux au moins égal à trois fois le taux d'intérêt légal (sauf taux différent mentionné dans vos CGV), et une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € par facture en retard, prévue par le Code de commerce. Les faire apparaître sur vos factures et CGV renforce leur opposabilité, mais leur existence ne dépend pas de cette mention : elles s'appliquent de droit dès l'échéance dépassée entre professionnels.

Le suivi qui évite d'oublier de relancer

Le point commun des retards qui s'éternisent n'est presque jamais la mauvaise foi du client : c'est l'absence de suivi régulier côté fournisseur. Une liste des factures émises non encaissées, triée par ancienneté et regardée chaque semaine, suffit à ne plus jamais laisser passer une échéance de plus de quelques jours. C'est l'un des 5 chiffres de la routine mensuelle décrite dans le tableau de bord TPE en 5 chiffres.

Tenir cette liste à jour à la main demande de la discipline : c'est ce que l'application Adam Boards automatise depuis votre comptabilité, en identifiant les factures en retard dès qu'elles dépassent leur échéance. Le programme Cap Pilotage installe cette routine avec vous en 90 jours, modèles de relance compris.

Pour la vision d'ensemble du pilotage financier d'une TPE, lisez le guide de référence. Et pour ne plus être surpris par un creux de trésorerie causé par des retards de paiement, lisez Trésorerie prévisionnelle : voir venir à 90 jours.

Questions fréquentes

Combien de temps attendre avant le premier rappel ?

Entre 3 et 7 jours après l'échéance suffit. Il ne s'agit pas encore d'une relance ferme mais d'une vérification courtoise, souvent perçue positivement par le client plutôt que comme une pression.

Que doit contenir une mise en demeure pour être valable ?

Les mentions « mise en demeure » explicites, le montant dû, la référence de la facture, le délai accordé pour régulariser (8 jours est courant) et l'envoi en recommandé avec accusé de réception pour faire foi de la date de réception.

Peut-on facturer des pénalités de retard sans les avoir prévues au contrat ?

Oui, entre professionnels, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € s'appliquent de droit dès l'échéance dépassée, même sans mention contractuelle. Les faire apparaître sur vos CGV et factures renforce simplement leur opposabilité.

Faut-il toujours passer par les 3 étapes ?

Non. La plupart des retards se résolvent dès le premier rappel. La relance ferme et la mise en demeure ne servent que pour les dossiers qui n'avancent pas, et permettent de garder une trace écrite si une procédure de recouvrement devient nécessaire.